Política de viagens corporativas

A política do viagens corporativas é essencial de modo a qualquer empresa de que preza pelo controle por custos e também igualmente similarmente identicamente conjuntamente pelo conforto e segurança do seu colaborador.
Deter os processos por viagens bem definidos otimiza rotinas, garante qual os gestores permitam controlar os gastos e qual os colaboradores cumpram as regras.
Ainda Nesse caso, é preciso qual a política do viagens faça Parcela do dia a POR DIA de quem realiza as viagens e de que este engajamento garanta o cumprimento DE regras da empresa.
Pensando nisso, criamos um artigo completo de modo a te auxiliar na criação da política do viagens corporativas. Continue com a leitura e entenda este conceito e o passo a passo de modo a construir e aplicar os processos da política por viagens na sua empresa!
Este qual é e qual a importância do uma política por viagens corporativas?
A política de viagens corporativas é 1 documento onde se estabelecem as diretrizes de modo a o processo por viagens corporativas de uma empresa. Tem saiba como objetivo aumentar o compliance e controle do custos utilizando viagens, além do prevenir erros em registros de despesas e orientar os colaboradores em deslocamento.
Na política sãeste descritos os procedimentos para a realizaçãeste de viagens representando a empresa. Desde este processo de solicitação do serviçESTES do viagem, às normas por valores de despesas e prestações do contas.
Este Espécie por documento é crucial para de que colaboradores saibam saiba como proceder em viagens e deslocamentos, atendendo às demandas da companhia, que por sua própria vez garante a segurança e natural-estar do colaborador.
Por de que deter uma política de viagens corporativas bem definida?
Você tem ideia por quanto sua empresa gasta em viagens corporativas? Esse Género por controle não é somente importante saiba como essencial de modo a a saúde financeira do 1 Empreendimento.
Seja viagem para fechar 1 contrato, de modo a prestar 1 serviço, para participar do um treinamento ou algum compromisso corporativo, ter uma previsãeste por gastos e a certeza por que os reembolsos Seroada fabricados dentro Destes padrões Têm a possibilidade de, até mesmo, reduzir custos com deixar o conforto de lado ou diminuir o número do viagens.
A política por viagens corporativas entra saiba como uma forma de padronizar processos e procedimentos. Assim sendo, todo este fluxo da viagem, a partir de a adquire DE passagens e a escolha do hotel até a prestaçãeste por contas, é realizado com demasiado Ainda mais assertividade.
Vale lembrar qual a política deve realizar sentido utilizando as necessidades da empresa e de seus colaboradores. 1 equilíbrio entre controle de gastos e Duty of Care.
Utilizando este tempo, a política por viagens vai estar enraizada e trará muitos retornos positivos para todos quando o assunto é viagem corporativa.
Este que uma política de viagens corporativas precisa ter?
Uma política por viagens corporativas serve para comunicar as regras definidas pela sua própria empresa. De modo a qual esta comunicação mesmo que efetiva, é necessário qual ao escrevê-la você leve em consideração para quem você está falando.
Portanto, de modo a evitar a má interpretaçãeste DE regras e este baixo engajamento, a tua política por viagens deve ser objetiva, deter regras mensuráveis e manter-se alinhada à cultura da empresa.
A ideia é qual este documento se conecte aos seus colaboradores e não seja alheio ao dia a POR DIA do viajante. Portanto possua os pontos em mente:
• Crie categorias e orçamentos claros: ESTES funcionários precisam saber quanto é permitido e em quais classes do despesas eles podem gastar;
• Seja realista: A reduçãeste por custos é fundamental de modo a seu programa por viagens, contudo de nada adianta definir tetos de gastos baixíssimos se não é viável praticá-los;
• Mantenha simples: Seus colaboradores precisam deter autonomia de modo a responder às próprias perguntas, entãeste mesmo que breve e objetivo. Descreva ações em formato de passo a passo e regras em tópicos rápidos;
• Atualize frequentemente: Como qualquer processo na sua empresa, certifique-se por qual é responsabilidade por algué especialmentem validar se ESTES membros da equipe estãeste usando a política e saiba como É possibilitado a ser melhorado.
• Crie uma política orientada à digitalizaçãeste: Garanta de que a tua política do viagens possa ser aplicada em softwares do gestão de viagens, os OBTs. Estas soluções sãeste grandes aliadas para tua gestão, é importante de que a política possa ser adaptada para outros meios para além do documento por papel (ou PDF.).
⇒ Leia similarmente identicamente conjuntamente: 3 dicas para atualizar seu programa do viagens corporativas
Passo a passo para criar uma política por viagens corporativas
Uma óptima política do viagens corporativas é pensada para qual os colaboradores entendam e estejam engajados. Só Assim sendo ela fará sentido e será colocada em prática por todos.
Actualmente de que você já sabe a importância do ter uma política de viagens corporativas natural definida, chegou a hora do conferir este passo a passo para aplicar na sua própria empresa.
• Etapa 1: Levantamento por dados;
• Etapa 2: Perfil dos viajantes e as políticas;
• Etapa 3: Orçamento do viagens;
• Etapa 4: Definindo as regras da política de viagens;
• Etapa 5: Definição Destes processos do solicitaçãeste, aprovação e prestaçãeste por contas;
• Etapa seis: Segurança e bem-manter-se;
• Etapa 7: Comunicaçãeste da política.
Confira cada uma das etapas de maneira detalhada abaixo:
Etapa 1: Levantamento do dados
Antes de arregaçar as mangas e começar a escrever a tua política por viagens, vamos disparar 1 passo atrás e envolver todos os stakeholders neste processo.
As viagens corporativas sãeste uma necessidade transversal em muitas empresas. Ou mesmo que, diversos setores têm interesse pelo resultado DE políticas e processos do viagem.
Crie um comitê multidisciplinar na sua empresa de modo a discutir a política do viagens. Diferentes perspectivas enriquecem este documento e farãeste utilizando qual ele atenda de maneira integral às necessidades do todos os envolvidos.
Constate quaisquer perfis que podem vir a ser convidados de modo a a discussão:
• CEO: Responsável através visão estraté especialmentegica do negócio, é importante qual a sua visãeste seja incluída pelo processo, de modo a que a política atenda às necessidade da empresa;
• CFO ou Gerente Financeiro: ESTES gastos do viagem comumente são este segundo maior custo de diversas companhias, é imprescindível de que a política leve esta perspectiva em consideraçãeste;
• Recursos humanos: Desprovido este viajante nenhuma viagem acontece, nãeste é exatamente? Este natural-estar, segurança e satisfaçãeste dos colaboradores é essencial para qual o objetivo DE viagens mesmo que atingido;
• Lideranças das áreas do negócio interessadas: Quais os setores qual mais viajam na sua empresa? Traga ESTES gestores destas áreas de modo a a discussão, eles podem informar quais as principais demandas e objetivos nas viagens;
• Travel Manager: A pessoa ou setor responsável pela gestão DE viagens precisará garantir este cumprimento das políticas e a eficácia por todo este programa de viagens, portanto é importante qual participe desta construção;
• Viajantes frequentes: Este viajante está na ponta do processo e será ele qual deverá cumprir a política de viagens. Sua própria visãeste poderá demonstrar quais os gaps e insuficiências do processo atual e as principais dificuldades durante as viagens. Este nosso feedback é extremamente importante.
O levantamento do dados orientará a criaçãeste DE políticas. Nesta fase é importante reunir dados históricos das viagens já realizadas saiba como: méPOR DIA do gastos, MODOS do despesas Ainda mais utilizados, ESTILOS por serviços, quais os setores qual mais viajam na empresa, principais destinos e viajantes, entre outros dados.
Etapa 2: Perfil dos viajantes e as políticas
Variados perfis do viajante pedem multiplos políticas por viagem.
É comum que, exatamente utilizando uma política por viagens definida, certos grupos de viajantes tenham pontos positivos multiplos de outros da mesma empresa. Um exemplo simples é a diretoria em relação às demais áreas.
Estes quadros acabam a ser tratados saiba como exceções à regra. Mas se uma exceção é recorrente, automaticamente perde este feição de exceção e usando isso perde-se o controle.
Portanto, nãeste possua medo por produzir políticas diferentes de entendimento utilizando este retrato Destes grupos de viajantes. Isto simplificará o controle e aumentará a adesão às políticas, mais alinhadas às necessidades reais consulte Mais informação dos colaboradores.
O perfil do viajante É possibilitado a ser identificado na fase de levantamento de dados e construído com base diversos critfoirios, tais como:
• Setor;
• Cargo ou função;
• Pontos positivos específicos;
Para além do retrato Destes viajantes, é preciso compreender qual este retrato por negócio da sua própria empresa.
O foco das suas viagens é com objetivos comerciais, que podem ser planejados com maior antecedência ou este objetivo é atender clientes em manutençãeste por Aparelhamentos, por exemplo, e possui menos antecedência?
As propriedades do seu Empreendimento serão relevantes para definir as normas de viagem de seus colaboradores.
Etapa 3: orçamento por viagens
O orçamento destinado às viagens da tua empresa é uma Saber importantíssima de modo a a construçãeste DE regras do viagem e poderá ser definido globalmente, para toda a companhia, dividido por área por negócio ou por Género do despesa.
Este nível por detalhamento dependerá da política orçamentária da tua empresa, contudo será necessário qual este processo por gestãeste por serviçESTES e despesas do viagens dê apoio ao rateio destes custos.
Para além disso, a Sentido das regras do despesas deve ser orientada a cumprir os objetivos orçamentários da empresa, viabilizando a minimização dos custos de viagem.
⇒ Conheça os 5 passos de modo a 1 Orçamento por viagens corporativas eficiente
Etapa 4: Definindo as regras da política por viagens corporativas
Por sua vez que você já sabe quais ESTES MODOS por viajantes, as propriedades DE viagens do seu Empreendimento, seus principais destinos e necessidades, chegou a hora por definir as regras.
Quais recursos Seroada usados pelo viajante corporativo?
Serviços pré-viagem, tais como a emissão de aéreos, são reservados e pagos previamente qual este colaborador embarque. Mas existem outras despesas, como alimentaçãeste e táxi, realizadas em a viagem, que não sãeste pagas utilizando antecedência.
Neste caso, qual este recurso que o viajante usará? Esta definição é importante pois impacta no fluxo por reembolsos e prestaçãeste de contas, e até mesmo no orçamento familiar por seus colaboradores.
Cá estão várias pontos do atenção para se considerar ao definir este Espécie de recurso disponibilizado ao seu colaborador:
• Recurso próprio do colaborador e o reembolso por despesas: O seu colaborador tem propriedade financeira de modo a arcar usando estas despesas e esperar até que este ciclo do aprovações termine para viagens corporativas arrecadar este valor de volta?
Caso a tua intençãeste seja trabalhar mal usando o reembolso por despesas, recomendamos de que você repense. Em geral, trabalhar apenas utilizando o reembolso de despesas gera insatisfaçãeste nos colaboradores que ficam usando o orçamento familiar comprometido.
• Adiantamento: Fornecer 1 adiantamento para a realizaçãeste das despesas Destes colaboradores evita o comprometimento do recursos próprios dos viajantes, porém exige um controle ainda Muito mais necessário Acerca as despesas.
O presente recurso da empresa precisa ser justificado, por isso a prestaçãeste de contas é um processo importantíssimo. Além disso, o meio pelo qual você cede ESTES valores aos colaboradores aumentará ou diminuirá a segurança deste processo.
⇒ Você Pode vir a entender mais Derivado do meios de pagamento do adiantamentos neste artigo e sobre ESTES riscos deste processo no artigo Adiantamento para despesas do viagens: saiba como conter os riscos?
• Cartãeste por crédito corporativo: Esta opçãeste além do nãeste comprometer o salário do colaborador, nãeste compromete o caixa da sua própria empresa. Este pagamento da fatura é programado e a previsibilidade do caixa é simplificada.
Pelo entanto, a conciliação por inúmeras faturas de cartão por crédito Pode vir a ser 1 desafio, assim como a validar as políticas em cada despesa. Portanto, procure por uma soluçãeste que permita conciliar suas faturas utilizando a prestação de contas dos colaboradores, Nesse caso o processo se torna mais necessário e simplificado.
Defina regras de modo a cada tipo do custo de viagem
Nas regras de despesas é essencial definir ESTES limites de maneira clara, levando em consideraçãeste as peculiaridades do seu negócio.
Reembolsável ou não reembolsável?
De que Genero de despesas seu colaborador poderá pedir reembolso ou utilizar 1 Destes recursos cedidos através empresa para recompensar? Esta é uma regra valiosa, como evita gastos desnecessários durante a estadia.
Comumente as despesas usando bebidas alcoólicas e guloseimas nãeste sãeste reembolsáveis. Contudo existem outras possibilidades, como as despesas do café da manhã, quando este hotel contratado possuir este serviçeste incluso na tarifa, por exemplo.
O nível do detalhamento desta Sentido dependerá do histórico Destes seus viajantes. No passado, os gastos desnecessários em viagem foram relevantes?
Classes por despesas reembolsáveis
Para definir quais despesas Seroada englobadas em sua própria política por viagens, volte aos dados levantados pelo primeiro passo e faça perguntas como:
Quais as despesas mais comuns nas viagens de seus colaboradores? Quantos dias em mfoiPOR DIA eles passam nos destinos? ESTES hoté especialmenteis reservados precisam ser pagos pelo balcãeste?
Já ESTES valores estipulados para cada tipo de despesa podem possibilitar ser definidos usando base na mfoiPOR DIA histórica Destes seus viajantes e informações por Nicho. ESTES benchmarks são recursos valiosos para entender quanto companhias semelhantes à tua gastam nessas despesas.
Defina 1 teto de modo a as despesas, contudo nãeste restrinja AS SUAS opções utilizando restaurantes ou hospedagens obrigatórias. Ao deter autonomia orientada por limites por gastos, este viajante se sente mais responsável por AS SUAS escolhas e tende a aderir às políticas utilizando Ainda mais facilidade.
Constate quaisquer pontos relevantes Acerca ESTES principais tipos por despesas em viagens corporativas:
• Alimentaçãeste: De modo a definir este valor máximo em refeições, leve em consideraçãeste este custo do alimentação em determinadas regiões, tais como em metrópoles e cidades do interior. A diferença entre estes 2 cenários é gigantesca, ter políticas variados poderá ajudar sua empresa a minimizar custos. Para isso, consulte o custo de refeições em sites como da Alelo e Sodexo, que fornecem uma mé especialmentePOR DIA por valores por cidade;
• Transporte por aplicativo: Devido ao feição flutuante do valor DE corridas, regras A respeito de categoria de veículo e horário das corridas podem possibilitar ser Muito mais assertivas e dar mais controle. Estas políticas Ainda mais detalhadas podem vir a ser gerenciadas por meio por contas corporativas em aplicativos tais como Uber e 99 ou plataformas para a gestão por múltiplos aplicativos do mobilidade urbana, de que permitem a comparação entre vários fornecedores.
Este importante nesta categoria de despesas é determinar a preferência por transporte aqui por aplicativo, evitando ao máximo o emprego do táxi.
• Reembolso do km: O valor reembolsado por km rodado deve ser definido levando em conta ao menos o custo por desgaste do veículo do colaborador e a gasolina gasta. No artigo completo A cerca de despesas com quilometragem, explicamos saiba como construir o valor por km rodado. Clique aqui de modo a lê-lo na íntegra.
Serviços por viagem
As políticas de modo a a contratação por serviçESTES por viagem englobam tanto este processo do solicitaçãeste, quanto limites do valores permitidos.
Apesar de cada serviçeste do viagem ter AS SUAS particularidades, regras do antecedência para solicitaçãeste eram um ponto comum entre todos ESTES ESPÉCIES do serviçeste, já que em geral garantem melhores tarifas.
Este momento, usando as incertezas da pandemia, a antecedência das solicitações reduziu amplamente. Permitir a compra por tarifas flexíveis, Pode vir a evitar perder este bilhete no caso do algum imprevisto.
Ainda Assim sendo podemos definir diversas políticas práticas para garantir o controle por custos em viagens. Aprecie a seguir exemplos por políticas do aé especialmentereos e hospedagens:
Afoireos
Quando falamos em aé especialmentereos, nem sempre este menor preçeste é O MAIS PROVEITOSO preço, entãeste cuidado utilizando este tipo de política. Se o menor preço de aéreo for às 5h da manhã, você colocará de lado o natural-manter-se do colaborador? Ou ainda, este custo da hora Em excesso do viajante compensa este valor da passagem?
É importante se atentar aos seguintes tópicos:
• Sentido da classe por passagem permitida (econômica, executiva, etc);
• Valor máximo ou variaçãeste da tarifa selecionada em relação à menor tarifa disponível;
• Antecedência por solicitação (caso faça sentido);
• Horário dos vôos selecionados;
• Cia aérea por trecho (quando houverem acordos);
Hospedagem
Na parte de hospedagem, é importante verificar ESTES seguintes tópicos de modo a a construçãeste da política:
• Sentido do valor máximo da hospedagem – diferencie políticas para capitais e interior, devido à diferença do custo nas localidades;
• Género de quarto permitido – devido à pandemia, a maioria das companhias nãeste exige Ainda mais este compartilhamento do quartos, dando preferência aos quartos single;
• Seleção por hoté especialmenteis utilizando ou desprovido café da manhã – Uma recomendaçãeste é optar a todos os momentos por mais informações opções usando café, pois as diferenças de tarifas costumam ser menores;
• Política por valor máximo da tarifa;
• Distância do compromisso – Saiba como orientaçãeste e não obrigatoriedade.
Caso sua empresa possua pacto com fornecedores por serviçESTES, nãeste deixe de especificá-los nas políticas e garantir que estejam apresentados de modo a a comparação com outros fornecedores.
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Etapa 5: Sentido dos processos de solicitaçãeste, aprovação e prestação por contas
Saiba como sabemos, a política do viagens funciona saiba como guia e orienta seus colaboradores em viagens e deslocamentos em nome da tua empresa.
Descreva de maneira clara e objetiva pelo documento qual este procedimento de modo a solicitar serviços e adiantamentos, e por quais aprovações a solicitaçãeste do colaborador deverá passar. Um processo padronizado facilita a gestãeste dos pedidos, a adquire e reserva do serviços, para além do aumentar o controle sobre ESTES custos.
Da mesma MANEIRA, descreva as regras para prestaçãeste de contas. Assim, seus viajantes saberãeste tais como justificar seus gastos, com Lindas as informações de que seu time financeiro precisa para a comprovaçãeste fiscal DE despesas.
As solicitações e aprovações realizadas via e-mail e este controle de prestação de contas via planilhas, nãeste sãeste nada eficientes à medida qual seu processo ganha escala. Assim sendo, considere adotar uma solução para gestão de despesas e viagens corporativas.
Estas soluções permitem que seus colaboradores solicitem as viagens e você gerencie este fluxo de solicitações e aprovações em 1 único lugar, evitando de que se percam entre seus e-mails.
Para além disso, viabilizam a validaçãeste DE políticas pelo momento da seleçãeste dos serviçESTES, minimizando os custos do viagens e potencializando o seu controle e gestãeste.
⇒ Controle do políticas em planilhas por despesas: realmente resulta? Leia o artigo completo e descubra a melhor forma por validar AS SUAS políticas.
Etapa 6: Segurança e natural-estar
Se há algo qual a pandemia nos ensinou, foi a importância do deter orientações claras Acerca saiba como proceder caso ocorram imprevistos.
Este natural-manter-se do viajante precisa ser uma prioridade de modo a a tua empresa. Assim sendo, dedique uma sessãeste em sua própria política de modo a descrever os procedimentos e contatos por emergência de modo a garantir de que seus colaboradores estejam amparados em situações adversas.
⇒ Leia igualmente: Duty of Care: o natural-manter-se do viajante nas viagens corporativas
Etapa 7: Comunicação da política de viagens corporativas
Actualmente que você construiu tua política, este engajamento Destes colaboradores dependerá do uma comunicação assertiva e abrangente do Verifique aqui documento.
Aqui estão algumas ideias por comunicaçãeste para conscientização Acerca a política por viagens da empresa:
• Campanha do e-mails para todos ESTES colaboradores;
• Resumo DE políticas em formato de infográfico;
• Lembrete com as políticas 1 dia antes DE viagens;
• Validaçãeste automática de políticas pelo software de gestãeste do viagens;
• Aceite das políticas pelo software do gestão por viagens.